Tänk på! Artikeln är enbart relevant för dig som använder Amili AutoCollect via integrationen till Visma Net.
Amili AutoCollect ingår som standard i alla Visma Net grundpaket och behöver endast aktiveras för att tas i bruk. Vi rekommenderar att du tar hjälp av din Visma Net-partner för att aktivera tjänsten.
Följ stegen i videon eller den skrivna guiden nedan för hur du aktiverar integrationen.
Viktigt! Innan integrationen aktiveras är det viktigt att bolagets reskontra är uppdaterad i Visma Net. Om redan betalda fakturor står som obetalda, kommer dessa att importeras och ett kravbrev skickas till kund.
1. Administrera användarbehörighet i Admin
- Navigera till Visma Home via www.home.visma.com. Klicka dig sedan vidare till Admin. Här syns en lista över befintliga användare i Visma Net. Välj den, eller de, användare och bolag (om ni har flera bolag uppsatta i Visma Net) som du vill ska få tillgång till Amili AutoCollect.
- I kolumnen Roll tilldelar du valda kontakter rollen AutoCollect.
- Klicka på spara. Nu har utvalda användare i Visma Net också fått tillgång till att registrera sig i Amili.
2. Signera avtal för tjänsten
- Navigera tillbaka till Visma Home där du nu kan se att Amili AutoCollect-applikationen har dykt upp. Klicka på den för att signera avtal och slutföra onboardingen.
- I nästa vy ser du den, eller de, borgenärer du precis tilldelade rollen AutoCollect user. Har du flera bolag i listan så kan du enbart välja ett bolag åt gången att aktivera och styra importinställningar för.
- Klicka på registrera.
Termen Borgenär förekommer en del inne i Amiliplattformen och refererar till fakturautställaren, det vill säga den som har en fordran mot någon annan. Detta är i ditt fall något av era bolag.
Gäldenären, eller fakturamottagaren, å andra sidan är den person eller ett företag som har en skuld till er som borgenär. Detta refererar till er kund.
- Den användare som loggar in först behöver signera ett avtal för tjänsten. Det gör du genom att scanna QR-koden inne i din BankID-app och signera avtalet.
3. Ange information om er verksamhet
- I det första steget behöver vi att ni anger information om er verksamhet. Börja med att fylla i en standardtext som syns på kravbreven som skickas ut från oss på Visma Amili under “fakturan avser”. Standardtexten används i de fall då fältet fakturatext i Visma Net är tomt.
Tips! En tydlig fakturabeskrivning är viktig för att motverka frågor hos fakturamottagaren och därmed korta ner tiden till betalning.
- Ange därefter till vilket bank- eller plusgiro ni önskar att få utbetalt de betalningar som vi får in från era kunder.
- Genom integrationen hämtar vi automatiskt in en avsändaradress från Visma Net, det vill säga adressen som anges på breven under ert bolagsnamn och som visar på vem fakturan kommer ifrån. Klicka på pennan för att ändra om fel adress har hämtats in.
- Om ni har en annan fakturaadress än avsändaradressen kan du välja att lägga till det i detta steg.
- Klicka på nästa.
4. Inställningar vilka fakturor som ska hämtas från Visma Net
- Ange tidigast förfallodatum. Detta styr hur långt bak i tiden som Amili ska hämta förfallna fakturor från Visma Net.
Tänk på! I samband med att integrationen aktiveras, ges möjlighet att även inkludera redan förfallna fakturor. Alla fakturor som förfallit från och med det datum som du angett som tidigast förfallodatum kommer att läsas in och en kravhanteringsprocess kommer att inledas för dessa. För dessa ärenden aktiveras ett påminnelseutskick omgående, och förbiser antalet dagar som väljs nedan i fältet importfördröjning.
Därför är det viktigt att ert bolags reskontra är uppdaterad i Visma Net innan Amili AutoCollect aktiveras. Om redan betalda fakturor står som obetalda, kommer dessa att importeras och ett kravbrev skickas till er kund.
Viktigt! Notera även att det inte tidigare får ha gått ut någon påminnelse med påminnelseavgift för de förfallna fakturorna som importeras, då det endast är tillåtet att skicka en avgiftsbelagd påminnelse per faktura.
- Under importfördröjning väljer du det antal dagar efter fakturans förfallodatum som du vill ska gå innan vi skickar ut en betalningspåminnelse. Vi rekommenderar mellan 5-7 dagar.
- Om du vill styra vilka fakturor som ska importeras utifrån fakturabelopp så gör du det genom att ange lägsta tillåtna belopp och/eller höst tillåtna belopp.
5. Specifika inställningar för olika kunder & kundklasser
- Om du vill så kan du göra unika inställningar för specifika kundklasser, det vill säga grupper av kunder i Visma Net. Välj då ja, lägg till kundklass(-er) och gör inställningarna som du vill ska gälla specifikt för dessa kunder.
Tips! Om du vill exkludera import av fakturor från en viss kundklass kan du sätta ett högt belopp som fakturorna typiskt inte överstiger och på så sätt säkerställa att fakturor från dessa kundgrupper inte importeras till Amili.
- Klicka på nästa.
- Om du vill ha specifik hantering för en eller flera enskilda kunder klickar du på lägg till kund. Där gör du samma inställningar som för kundklasser - det vill säga sätter beloppsgränser, styr antal dagar efter förfallodatum som du vill importera fakturorna till Amili, etc. Detta är dock helt frivilligt och du kan välja att klicka dig vidare till nästa utan att lägga till kunder här.
6. Exkludera kunder
- I nästa vy kan du välja att exkludera enskilda kunder helt från kravhantering i Amili.
- När du är klar klickar du på nästa.
7. Aktivera Amili AutoCollect
- Nu har det blivit dags att aktivera Amili AutoCollect och börja importera förfallna fakturor från Visma Net. Se över sammanfattningen över dina inställningar som du precis gjort och tryck på aktivera för att aktivera integrationen.
Tänk på! När integrationen aktiveras, kommer samtliga fakturor, som uppfyller kriterierna i dina inställningar, automatiskt att läsas in i Amili.
Sådär! Nu är Amili AutoCollect aktiverat och du kan luta dig tillbaka medan vi sköter kravhanteringen.
Dock kan det dyka upp beslut för dig att hantera inne i Amiliplattformen. Det kan t.ex. vara beslut gällande om du vill att ett ärende ska vidare till Kronofoden eller inte. Därför rekommenderar vi att du loggar in 2-3 gånger i veckan för att hålla koll på vad som hänt i era ärenden, fatta eventuella beslut eller svara på tickets.
Tips! Gör inställningar för vilka notiser du vill ha till din e-post om nya beslut, tickets och händelser i Amili. Se hur du gör här.